O que é o Vulcan Clerk
O Vulcan Clerk é uma plataforma de inteligência de reuniões contratada pela organização que convidou você para esta reunião (o Organizador). O Vulcan Clerk grava e transcreve o áudio da reunião para produzir pautas, atas e tarefas derivadas da conversa. O Vulcan Clerk é prestador de serviço independente e não representa o Organizador.
Seu consentimento importa
Você não é obrigado a participar de uma reunião gravada. Antes de a reunião ser criada em seu calendário, você será convidado a revisar este documento e a confirmar, por meio de checkboxes separados em uma página de confirmação do Vulcan Clerk, com o que concorda. Seu consentimento é:
- ·Afirmativo. Você marca os checkboxes ativamente. Nada vem pré-selecionado.
- ·Desagregado. Gravação e Voice ID são checkboxes separados. Análise agregada é um terceiro checkbox opcional. Você pode aceitar alguns e recusar outros.
- ·Revogável. Você pode revogar o consentimento para reuniões futuras a qualquer momento.
- ·Informado. Você recebe esta informação antes de ser solicitado a consentir.
O que acontece se você aceitar
Se você aceitar a gravação e transcrição:
- ·O áudio da reunião será capturado pelo Organizador por meio de uma janela do navegador do Vulcan Clerk durante a reunião. Nenhuma captura começa antes do início da reunião ou continua após o seu encerramento.
- ·O áudio da reunião é transcrito pela Google Gemini API. A transcrição textual resultante é então processada pela Anthropic PBC (API Claude) para gerar pautas, resumos, atas e tarefas. Ambos os provedores operam sob acordos de Zero Data Retention — eles não armazenam nem utilizam seu conteúdo para treinar qualquer modelo.
- ·A transcrição e os documentos gerados (pauta, ata, tarefas) ficarão visíveis para a equipe do Organizador dentro da plataforma Vulcan Clerk.
- ·A gravação, a transcrição e os documentos gerados serão retidos pelo período contratado pelo Organizador. Ao encerramento da conta do Organizador, os dados são removidos em até 30 dias e expurgados dos backups criptografados em até 90 dias.
- ·O evento da reunião será adicionado ao seu Google Calendar, caso você tenha conectado sua conta Google ao Vulcan Clerk, ou disponibilizado dentro da interface do Vulcan Clerk.
O que acontece se você recusar
Se você recusar a gravação e transcrição:
- ·Nenhum evento de calendário será criado automaticamente pelo Vulcan Clerk em seu Google Calendar.
- ·Você deve coordenar com o Organizador uma alternativa que respeite sua escolha, como realizar a reunião sem gravação pelo Vulcan Clerk ou justificar sua ausência.
- ·A recusa não acarreta qualquer penalidade por parte do Vulcan Clerk.
Voice ID (dado biométrico)
O recurso Voice ID, quando disponível, permite que o Vulcan Clerk identifique quem falou o quê durante a reunião, analisando padrões de voz. Este é um dado biométrico, tratado como categoria especial de dado pessoal sob o GDPR (art. 9º) e a LGPD (art. 11), e adicionalmente regulado nos Estados Unidos pelas leis Illinois BIPA, Texas CUBI, Washington HB 1493 e similares. O consentimento para Voice ID é:
- ·Separado do consentimento para gravação. Você pode aceitar a gravação e recusar o Voice ID.
- ·Específico. Autoriza o Vulcan Clerk apenas a criar e utilizar um padrão de voz para identificá-lo nas reuniões deste Organizador.
- ·Revogável a qualquer momento. Na revogação, o padrão de voz é destruído em até 30 dias.
Se você recusar o Voice ID, a reunião ainda pode ser gravada e transcrita com seu consentimento. Seus trechos de fala serão atribuídos a um rótulo genérico, como "Participante 1", em vez de seu nome, a menos que o Organizador identifique você manualmente.
Análise agregada (opcional)
O Organizador pode derivar estatísticas agregadas e anonimizadas das reuniões, como tempo total de fala por participante, densidade de tópicos ou padrões de participação. Essa análise é opcional e você pode recusá-la sem impacto na sua capacidade de participar. Se recusar, seus trechos de fala são excluídos dos cálculos agregados.
Seus direitos sobre os dados
Você tem os seguintes direitos, independentemente da sua jurisdição:
- ·Acesso. Solicitar cópia dos dados que o Vulcan Clerk mantém sobre você.
- ·Correção. Solicitar a correção de dados imprecisos.
- ·Exclusão. Solicitar a exclusão dos seus dados.
- ·Portabilidade. Solicitar uma exportação dos seus dados.
- ·Oposição. Opor-se a tratamentos específicos.
- ·Revogação. Revogar qualquer consentimento concedido.
No Brasil, esses direitos estão previstos no art. 18 da LGPD. Na União Europeia, nos arts. 15 a 22 do GDPR. Nos Estados Unidos, variam por estado, com Califórnia (CCPA/CPRA), Colorado, Virgínia, Utah e Connecticut oferecendo os direitos mais amplos. Para exercer qualquer direito, entre em contato com privacy@byvulcan.com. Respondemos em até 15 dias no Brasil (LGPD art. 19), 30 dias na União Europeia (GDPR art. 12(3)) e 45 dias nos Estados Unidos (CCPA §1798.130).
Durante a reunião
Quando uma reunião estiver sendo gravada pelo Vulcan Clerk, você verá e ouvirá:
- ·Uma notificação sonora no início da gravação.
- ·Um indicador visual persistente enquanto a gravação estiver ativa.
- ·A possibilidade de solicitar a interrupção da gravação a qualquer momento, por meio do Organizador.
Se uma reunião estiver sendo gravada sem esses indicadores, o Vulcan Clerk não é a ferramenta de gravação e você deve perguntar diretamente ao Organizador.
Terceiros envolvidos
Os seguintes terceiros podem tratar seus dados em nome do Vulcan Clerk, sob acordos de confidencialidade e proteção de dados:
- ·Amazon Web Services (infraestrutura de nuvem, regiões Estados Unidos e Irlanda).
- ·Google LLC (Google Gemini API, transcrição de áudio, Zero Data Retention).
- ·Anthropic PBC (API Claude, análise de texto para pautas, atas e tarefas, Zero Data Retention).
- ·Supabase Inc. (banco de dados gerenciado, região Estados Unidos).
- ·Amazon SES (envio de e-mail transacional).
- ·Cloudflare Inc. (edge e DNS).
- ·Vercel Inc. (hospedagem da aplicação).
Esses terceiros não estão autorizados a utilizar seus dados para finalidades próprias. O Vulcan Clerk nunca vende, compartilha ou transfere seus dados a anunciantes ou para fins publicitários.
Crianças
Este serviço não se destina a pessoas menores de 18 anos. Se você for menor de 18, não aceite estes termos nem participe da gravação. Pais ou responsáveis que acreditem que uma criança participou de uma gravação podem entrar em contato com privacy@byvulcan.com para solicitar a exclusão.
Lei aplicável
Estes termos são regidos pela lei brasileira. Entretanto, para participantes no Espaço Econômico Europeu e nos Estados Unidos, as leis locais aplicáveis de proteção ao consumidor e de privacidade incidem e não são afastadas por esta disposição.
Alterações nestes termos
Alterações materiais nestes termos serão comunicadas na página de confirmação das reuniões subsequentes, e novo consentimento será solicitado. A versão atual e a data da última atualização estão sempre exibidas no topo desta página.
Contato
Solicitações de privacidade e titulares de dados: privacy@byvulcan.com. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO): dpo@byvulcan.com. Assuntos jurídicos: legal@byvulcan.com.
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